展會策劃方案是一個展會的“眼睛”，展會組織者通過它培育和挖掘市場，而市場透過這個“眼睛”看效益。
一個優秀的活動策劃方案不僅體現了展會組織者組織展會的目的，更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會。從某意義上來說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購商，一頭連著展會組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請過來，商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場。可見，一個策劃方案對組織好一個展會是多么重要。
對展會組織者來說，一個優秀的展會策劃方案要把握和處理好如下四個關鍵點：
一是充分體現高度。這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個展會，組織者首先看到是它的市場潛力，但你所看見的“市場”，能不能開發，怎么能讓它開發，就要靠“政策”來衡量和把握。這個時候，就需要組織者充分查閱相關國家文件規定，把國家對該展會涉及到的產業發展態度和意見該引用的引用，該轉述的轉述，該進一步理解的進一步理解。通過“引用”、“轉述”、“理解”等方式，讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法，說明國家允許，有關部門就沒有理由阻攔；因為合理，說明展會應該組織，應該搞；因為合情，符合當地發展狀況，對產業發展，對經濟發展有利，說明有關部門應該積極支持。所以，“高度”很重要。提高高度的政策來源主要有：國家和地方五年發展規劃綱要；國家和地方有關展會涉及到的產業發展政策（如意見、辦法、綱要、通知等）；國家和地方領導在重要專項會議上做出的工作部署和重要講話精神；國家和地方“兩會”等重要會議、專項會議上政府工作報告和領導講話；國家和地方主要領導的有關指示和批示等。
二是解決“市場”問題。這是一個展會成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個展會有何收益，有什么樣的回報？專業觀眾到會又有什么樣的收獲和價值？整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑。可見，展會策劃方案并不好寫，更不能輕易出手。因為參展商、專業觀眾了解展會的第一個“窗口”是它，因為參展商、專業觀眾能看到希望與商機的也是它，因為參展商、專業觀眾了解展會權威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……
對一個展會來說，參展商關注的市場，最核心的是有一定目標數量的專業觀眾（采購商、經銷商、產品使用者等）與會。至于說這個展會有多大的客流量，他們并不關心。或許有人會問，為什么這么說？與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業人士交流、交流。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時再與專業人士交流，難免容易出現精神不濟而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊等贈予與會人員的物品，如果發給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關心的宣傳冊便有可能被丟進垃圾桶，大量的非專業人士與會，造成如此不必要的浪費更大更多，參展商不僅不會有收益，還會大大增加參展成本。
針對這個問題，展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關鍵點解決方案：對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度；展會的專業化程度。比如保證專業觀眾與會的組織手段、途徑、方式，歷屆展會專業觀眾統計信息、購銷信息等；展會的權威性。比如組織者的地位與影響、該展會在業界的口碑與影響、與會專業人士以及領導、專家的分量等。
對一個展會來說，與會專業人士（采購商、經銷商、產品使用者等）關注的市場，最核心的是能有多少專業廠家與會參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產品，怎么能采購到他們既需要、價格有所優惠、質量又有保障的產品。
對此問題，展會組織者應重點圍繞如下幾個方面去解答：參展企業的數量與分量，比如有多少家世界500強企業、有多少家大型跨國公司、有多少家國內業界龍頭企業等與會；展品的先進性，如有什么樣的世界先進技術水平產品、國內先進技術產品等技術含量較高的展品亮相；展會組織者如何保證以優質服務協助專業人士采購到他們所需的物美價廉的產品等；業內專業高峰會議組織情況，比如有哪些有權威領導、專家發布權威報告等。
三是注意法律問題。現在會展市場不太規范，而且多數承辦展會的機構屬民營個體企業。這些企業為了實現利益最大化，在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中，虛夸展會規模、影響，虛報展會數字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構等為展會支持單位，向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務項目等，這些都是不良事件的由頭和，十分容易引發雙方紛爭，激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當、不及時，就極有可能被訴諸法律。總結全國媒體報道的案例，以及業界人士總結的此類情況和經驗，如果展會上出現“涉法”問題，雖然不能說100％由展會組織者引起，但可以說絕大多數問題都出在展會組織者身上。所以，做一個優秀的展會策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達組織者的戰略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
四是創新問題。現在各地的展會一個接一個，不同題材的展會還好說，如果說一個城市有兩個以上的同題材展會要舉辦，那么你這個展會要獨領風騷，展會組織者就必須重點考慮你這個展會的“出新”之處和“權威”程度。
